Tooltip: afspraken inplannen met Calendly

Hoe toegankelijk ben jij voor jouw potentiële klant?

Ik vraag dit omdat uit gesprekken die ik met potentiële klanten heb, blijkt dat veel ondernemers het soms behoorlijk laten afweten als het gaat om bereikbaarheid en toegankelijkheid.

Zomaar wat reacties die ik gekregen heb:

Wat fijn dat ik je zo snel kan spreken. Ik heb je gisteren gevonden in Google en nu al een videocall. Fantastisch!

Ik was al in contact met iemand anders. Die liet mij weten: ik kom er morgen op terug. Dat is inmiddels drie dagen geleden….. Dus dat gaat ‘m niet worden.

Jij bent de vierde die ik probeer en de enige die even de tijd neemt om me fatsoenlijk te woord te staan.

Zo ontzettend jammer, want slechte toegankelijkheid kost je gegarandeerd leuke klanten. Goede toegankelijkheid levert je juist klanten op.

Kijk, ik snap het wel. Je bent ontzettend druk bezig en dan komt dat telefoontje niet altijd goed uit. Of die ene e-mail is je helemaal ontgaan in de stortvloed van mails die je inbox zijn binnengestroomd.

Kan gebeuren dus, maar zorg er wel voor dat dit uitzonderingen blijven.

En dat heb je grotendeels zelf in de hand.

Bied jouw potentiële klant een simpele manier om met jou in contact te komen op een moment dat het jou (en de klant) uitkomt. Dan kan via Calendly.

Wat is Calendly?

Calendly is een handig online afsprakensysteem waarmee klanten zelf een afspraak kunnen inplannen in jouw drukke agenda. Jij bepaalt op welke dagen en tijden je beschikbaar bent voor afspraken. Jouw klant boekt een afspraak in en deze wordt automatisch opgenomen in jouw Google, Office 365, Outlook of iCloud agenda.

Calendly heeft een gratis versie en een betaalde versie. De gratis versie is prima wanneer je de tool eens wilt uitproberen of niet meer dan 1 soort afspraak beschikbaar wilt stellen. Deze gratis versie is wel wat beperkt. Je zit vast aan de “huisstijl” van Calendly en kunt geen gebruik maken van je eigen kleuren, bijvoorbeeld. Verder zit je vast aan de standaard bevestigingsmails en -pagina’s en kun je het logo van Calendly niet verbergen. En er is dus maar 1 soort afspraak mogelijk. Ben je bijvoorbeeld business coach en heb je verschillende soorten coaching calls die door jouw klanten geboekt moeten kunnen worden, dan heb je sowieso de betaalde versie nodig. De Premium versie kost $8 p/m (bij jaarlijkse betaling) of $10 p/m (bij maandelijkse betaling). Voor de Pro versie betaal je respectievelijk $12 of $15 p/m. Klik hier om een vergelijking te zien van alle beschikbare pakketten.

Waarom Calendly?

Calendly maakt het maken van afspraken een stuk eenvoudiger en sneller. Geen tig keer op-en-neer mailen meer om een datum en tijd te vinden die voor beide partijen goed uitkomt. Je moet eenmalig wat tijd steken in het inrichten van Calendly en daarna gaat alles helemaal geautomatiseerd en heb je er geen omkijken meer naar. Voor jou levert het dus vooral tijd, rust en structuur op. Voor jouw bestaande klanten is het een stukje gemak en voor jouw potentiële klanten is het een laagdrempelige manier om met jou in contact te komen.

Hoe werkt Calendly?

Account aanmaken
Allereerst maak je een account aan via https://calendly.com/.
Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is je e-mailadres invullen. Je krijgt dan een gratis proefperiode van twee weken. In deze proefperiode kun je gebruik maken van alle Pro-functionaliteiten van Calendly. Na de twee weken proef, vervallen deze Pro-functionaliteiten en wordt je account automatisch teruggezet naar de gratis versie (tenzij je besluit om te upgraden, natuurlijk).

Basis-instellingen
Nadat je het account aangemaakt hebt en ingelogd bent, ga je naar je account settings om daar wat basis-instellingen te doen. Ga rechtsboven in het scherm naar “Account” en klik vervolgens op “Account Settings”.

Calendly Account Settings

Bij de tab “Profile” voeg je een profielfoto, naam, en welkomsttekst toe en kun je instellingen m.b.t. taal en tijdzone aanpassen. Bij de tab “Branding” voeg je je logo toe. En bij de tab “Link” kies je de link die je wilt gebruiken voor jouw online Calendly-agenda; gebruik hiervoor bij voorkeur je naam of bedrijfsnaam.

Agenda koppelen
De volgende stap is het koppelen van jouw online agenda(‘s) aan Calendly. Hiervoor klik je rechtsboven in je scherm op “Account” en selecteer je vervolgens de optie “Calendar Connections”. In het volgende scherm kun je jouw online agenda(‘s) koppelen aan je calendly account. Volg hiervoor simpelweg de stappen die je in je scherm te zien krijgt. Daarna geef je aan of Calendly jouw agenda(‘s) moet controleren op conflicten (om dubbele afspraken te voorkomen) en aan welke agenda nieuw gemaakte afspraken moeten worden toegevoegd.

Afspraak aanmaken

  • Ga in het hoofdmenu terug naar “Home”, klik op de blauwe knop “Create” om een nieuw Event Type aan te maken en selecteer het event type van jouw keuze: één-op-één gesprek of groepsgesprek.
  • In het volgende scherm vul je alle gegevens m.b.t. tot deze afspraak in, zoals naam, omschrijving, locatie & link. Klik daarna op “Next” om verder te gaan.
  • In het volgende scherm zie je alle mogelijke instellingen m.b.t. de data, tijden en duur van de afspraak. Ga hier rustig doorheen. Geef aan in welke tijdsperiode je klanten een afspraak kunnen inboeken; geef aan op welke dagen en tijden je beschikbaar bent, hoe lang de afspraak mag duren en of je voor en/of na elke afspraak wat buffertijd wilt inplannen. Klik op de link “Additonal rules for your availability” om nog meer opties te zien en in te stellen. Hier kun je bijvoorbeeld nog instellen dat je maar een maximum van x aantal afspraken per dag wilt hebben. Klik vervolgens weer op “Next” om verder te gaan.
  • In het volgende scherm kun je nog aanvullende opties (“Additional Options”) instellen & aanpassen. Denk daarbij aan een vragenlijst die je klant moet invullen op het moment dat hij/zij een afspraak wil maken, notificaties & de bevestigingspagina.
  • Wanneer je alles hebt ingesteld, activeer je de afspraak door de toggle bovenin de pagina te verschuiven van “OFF” naar “ON”.
Calendly Booking Page

Afspraaklink delen
Je kunt de afspraaklink nu delen met je (potentiële) klanten en zij kunnen afspraken inplannen in jouw agenda. Deel de link in een e-mail, zet de link achter een knop op je website of embed het formulier op je website.

Is Calendly wat voor jou?

Ik gebruik Calendly zelf voor het “weggeven” van gratis videocalls. Op deze laagdrempelige manier kunnen potentiële klanten direct een videocall met mij inplannen. Tijdens de videocall maken we kennis, bespreken we de plannen van de klant, kunnen we snel voelen of er een klik is en of we wat voor elkaar kunnen betekenen.

Maar je kunt Calendly voor veel meer soorten afspraken inzetten: denk aan verschillende soorten coaching calls, intake gesprekken, follow-up gesprekken, brainstormsessies, kennismakingsgesprekken, werkafspraken, etc. Maak jij regelmatig dit soort afspraken, maak het jezelf dan makkelijk en gebruik Calendly!

Meer weten?

Wil je meer weten over Calendly of zoek je iemand die dit voor je kan inrichten? Neem dan gerust contact met me op of plan een gratis videocall in. 😀

Deel dit bericht
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top

Aan de slag met MailerLite

Gratis Nederlandstalige handleiding